Øvrige afstemninger og periodisering
Udover de allerede nævnte afstemninger skal vi foretage:
Varelagerafstemning:
Lønafstemning
Periodiseringer og væsentlighedsgrad
|
Dette skal dog kun gøres for væsentlige poster.
Dvs. mindre poster periodiseres ikke, eller samles i én post. Væsentlighed i periodiseringer er poster, som vil fordreje periodiseringen af årets resultat.
De fleste virksomheder arbejder med et anlægskartotek.
Dette kartotek kan enten være en integreret del af virksomhedens edb-bogføringssystem ( ERP-system ), eller virksomheden kan føre et separat anlægskartotek i for eksempel et regneark.
Formålet med at have et separat anlægskartotek er, at virksomheden derved kan styre tilgange, afgange og afskrivninger pr. anlæg.
Anlægskartotekets summer skal derfor afstemmes med finansbogføringens konti for anlæg.
Derfor skal anlægskartoteket være opbygget, så hver konto i finanssystemet for anlæg har en reference til anlægskartoteket.
Ved afstemning vil normalt følgende typer konti skulle afstemmes:
Afstemningen giver sig selv, når anlægskartotek og finanskonti er til rådighed og vil derfor ikke blive gennemgået nærmere her.
Ud over de førnævnte afstemninger, foretages andre afstemninger i bogholderiet.
Virksomheden vil typisk foretage følgende afstemninger:
Grundlaget for at afstemme kan enten være intern (f.eks. varelagerafstemning, hvor lagersystemets transaktioner skal afstemmes med fysisk optælling og finanskontiene), eller afstemningen kan være ekstern (f.eks. debitorafstemning, hvor afstemningen delvis foretages af vore kunder eller lønafstemning, hvor afregnet løn afstemmes mod bogført løn).
Herunder kan du se en kortfattet teori om disse afstemninger, som dog ikke vil blive gennemgået yderligere på dette kursus.
Varelagre
Varelageret skal afstemmes fysisk, dvs. at der skal foretages en fysisk optælling og værdiansættelse af lageret.
Denne optælling foretages for at sikre, at varelageret er optaget til den værdi, som er korrekt. Hvis varelageret er optaget til en forkert værdi, vil periodens resultat ikke være det korrekte. Derfor er varelageropgørelsen vigtig for at regnskabet er retvisende.
Nogle virksomheder foretager løbende optællinger, det vil sige at et vist antal varer optælles dagligt eller ugentligt, så alle varer optælles og korrigeres i lagersystemet mindst én gang pr. år. Hvis systemet med løbende optællinger er godt tilrettelagt, kan virksomhedens revision godtage, at der ikke nødvendigvis skal foretages optælling ultimo året. Afhængig af størrelsen af de løbende optællinger, vil revisionen oftest anmode om, at der foretages en total optælling på et andet tidspunkt, tættest muligt på årsafslutningen.
Hvis virksomheden benytter et modul til håndtering af varetransaktioner, er det selvfølgelig også nødvendigt at afstemme dette systems værdiopgørelse til finanssystemets opgørelse.
Opgørelse af varelagere som igangværende arbejder kræver oftest en personlig gennemgang af de enkelte igangværende ordrer. Værdiansættelsen vil her være afhængig af færdiggørelsesgrad på den enkelte ordre i forhold til forbrugte materialer og løn. Hvis der er forbrugt mere end budgetteret (færdiggørelsesgrad), skal ordren nedskrives og regulering skal foretages i resultatopgørelsen.
Anlægskartotek
De fleste virksomheder anvender et separat anlægskartotek til registrering af større anskaffelser (anskaffelser der afskrives/forbruges over flere perioder).
Afstemningen vil her primært gå ud på at gennemgå anlægskartoteket for tilstedevær, dvs. at det over for revisionen skal sandsynliggøres, at alle maskiner og udstyr i anlægskartoteket er til stede.
Endvidere skal anlægskartoteket afstemmes med finanskontienes værdi.
Debitorafstemning
Den væsentligste debitorafstemning foretages ikke af vores virksomhed, men af vores kunder.
Ligesom vi afstemmer vore registreringer på vores kreditorer mod kontoudtog fra kreditorerne, skal vi sørge for at udsende debitorkontoudtog til vores debitorer.
En debitor er en kunde, som har købt varer eller tjenesteydelser på kredit. Beholdningen af debitorer er det der er solgt, som endnu ikke er betalt.
Ved udsendelse af debitorkontoudtog må vi forvente, at debitor reagerer, hvis der er afvigelser i registreringerne. Som supplement til disse afstemninger udsender revisionen typisk saldobekræftelser til debitorerne, hvor debitor skal bekræfte, at den bogførte værdi hos os svarer til deres registreringer.
Herved sikres, at virksomheden ikke har medtaget "fiktive fakturaer".
Der skal selvfølgelig afstemmes delsystemet debitor med finanssystemet.
Debitorstyring
Debitorstyring er en yderst væsentlig opgave i bogholderiet. Debitorstyringen har primært til hensigt at sikre indbetalinger rettidigt. Ved at etablere faste rykkerprocedurer øges virksomhedens mulighed for at sikre sine indbetalinger.
Det er ikke nok at sælge varen, succesen er først hjemme, når varen er betalt!
Virksomhedens debitorstyring indeholder derfor i tillæg til at udsende kontoudtog, at der løbende holdes øje med forfaldslister (alle forfaldne ikke betalte fakturaer). Specielt vil revisionen i forbindelse med årsafslutningen holde øje med beløb, som er væsentlig ud over forfaldsdato, da der ofte skal ske hensættelser til tab på disse.
Overdragelse til inkasso er også en væsentlig del af arbejdsopgaven i debitorstyringen.
Endvidere kan lister fra virksomhedens debitorsystem benyttes i den kortsigtede likviditetsstyring i virksomheden.
Lønafstemning
Der er klare regler om, hvordan løn og lønrelaterede beløb skal bogføres. Dette skyldes ikke mindst, at virksomheden ved årets afslutning skal indberette alle lønoplysninger til SKAT, pr. medarbejder.
I forbindelse med denne indberetning, skal bogført løn og forskydninger i hensættelser på f.eks. pension afstemmes med indberetningen, og afregnede skatter, arbejdsmarkedsbidrag, atp osv. skal afstemmes med kontiene i bogholderiet.
Virksomheden skal - som allerede skrevet - udarbejde en lønafstemning. Denne afstemning vil dog ikke blive gennemgået nærmere på dette kursus. Nærmere oplysning om lønafstemning findes i linkene sidst i kurset.