Eksempel på konteringsinstruks for firma Salg & Køb.
Gyldighed og dækning
Nærværende konteringsinstruks gælder for kontering af bilag i virksomheden.
Konteringsinstruksen skal til enhver tid være opdateret og tilgængelig for offentlige myndigheder, som kan opsøge virksomheden i forbindelse med kontrolbesøg. Den skal også gøres tilgængelig for alle konteringsansvarlige i virksomheden, for at sikre at bilag konteres i henhold til denne instruks.
Ansvar:
Ansvaret for at denne konteringsinstruks til enhver tid er ajour er placeret hos økonomichefen.
Ansvaret for at denne konteringsinstruks regler følges er hos ledelsen i samarbejde med økonomiafdelingen og de konteringsansvarlige.
Beskrivelse:
Virksomheden bogfører i henhold til konteringsvejledningen i bilag 1. Konteringsvejledningen skal være tilgængelig i opdateret form hos alle konteringsansvarlige. Ansvar for opdatering og distribution tilfalder økonomichefen. Konteringsvejledningen kan gøres elektronisk tilgængelig.
Der skal føres kartotek for, hvem der benytter konteringsvejledning.
Ved distribution af konteringsvejledning i papirform, benyttes kartoteket ved udsendelse af opdateringer. Ved distribution af konteringsvejledning elektronisk, benyttes kartotek til udsendelse af link til opdateret instruks og meddelelse om ændringer.
Opbevaring af bilag sker i mapper. Alle bilag opbevares i mindst 5 år ud over løbende periode.
Transaktioner opbevares i mindst 5 år fra elektroniske systemer - eventuelt ved arkivering af en backup. Dette kræver dog, at der er adgang til et elektronisk system, der kan aflæse transaktioner fra backup.
Alle regnskaber opbevares i udskrevet form i 20 år ud over løbende periode.
Virksomheden benyttes Navision Axapta til registrering af bilag.
Der er ikke foretaget korrektioner til standardsystemet.
Koder til brug ved adgang til Navision Axapta opbevares i lukket kuvert, mærket koder, i boks i økonomiafdelingen. Økonomiafdeling og direktion har koder til boks.