På de næste faner kan du se eksempler på, hvorledes kontoplanen kan blive mere operativ i benyttelsen ved at tilføje nogle ekstra niveauer i konteringen.
Grundlæggende skal du forstå denne benyttelse af ekstra niveauer, ved at du skal se den normale kontoplan (som typisk er opdelt efter arter som løn, bilers driftsomkostninger, lokaleomkostninger osv.) - og ved kontering kan så tilføjes eet eller flere af nedenstående niveauer til konteringen.
Ved udskrift gælder så, at hvis der udskrives et kontointerval (f.eks. omkostningskonti) og der udvælges for én eller flere afdelinger - behøver man ikke at oprettes mange konti for samme kontoart - men der kan tilføjes et ekstra niveau for afdeling og herved fås kun udskrift af disse konti for denne afdeling.
Herved bliver kontoplanen med færre konti - og stadig med samme store funktionalitet.
For at kontoplanen ikke skal blive meget lang og derved uoverskuelig for brugeren, tilføjes ofte ekstra dimensioner til kontoplanen.
Ved at tilføje ekstra dimensioner, bliver det muligt at udskrive saldobalance og transaktioner på grundlag af disse dimensioner.
De fleste virksomheder tilføjer afdeling eller sted som ekstra dimension. Hver afdeling har typisk én budget/omkostningsansvarlig, og saldobalancer for afdelingen og transaktioner kan nu udskrives til denne afdeling. Herved får den ansvarlige kun de transaktioner, som personen er ansvarlig for.
Når der skal udarbejdes eksternt regnskab (artsopdelt) udskrives saldobalancer for alle afdelinger, mens der til budgetopfølgning udskrives til den ansvarlige - altså per afdeling.
Specielt når der udarbejdes eksternt regnskab efter det funktionsopdelte skema, er det en fordel at have bogført transaktioner med den ekstra dimension afdeling. Hvis hver afdeling til funktionsopdelt regnskab (produktion, distribution og administration) skulle have hver deres kontoart, ville kontoplanen være blevet meget lang. Nu kan konti som gager, løn, ATP-bidrag, kontorartikler, telefon, husleje, varme, repræsentation osv. nøjes med at have én konto, men fordelingen på funktioner sker ved at anføre afdeling på transaktionen. Afhængig af i hvilken udstrækning budgetansvar og -opfølgning er fordelt i virksomheden, kan der laves en afdelingsopdeling, som fordeler funktionerne på flere underafdelinger.
Opdeling af kontoplan og fordeling på niveauer bør altså ske under hensyntagen til de rapporteringer som virksomheden har behov for at udarbejde.
Hvis virksomheden har behov for opfølgning på større projekter, kan det være en ressourcekrævende aktivitet at få et overblik over transaktionerne til opfølgning.
Derfor kan det være en rigtig god idé, at der på relevante transaktioner anføres projektnummer.
Hvis projektnummer ikke blev benyttet som ekstra dimension på transaktionen, ville mange måske samle disse transaktioner på én konto til projektet - uafhængig af om det var en omkostning, indtægt, et aktiv eller passiv. Det ville betyde, at der løbende skulle fordeles transaktioner fra denne konto til omkostningskonti, anlægskonti osv.
Ved at give transaktionen en ekstra dimension (projektnummer) kan transaktionerne uddrages uafhængigt at hvilken konto de er bogført på, men en total artsopdelt oversigt kan hurtigt udarbejdes, og ompostering vil ikke være nødvendig at skulle foretage.
Typiske eksempler på sådanne projekter kan være udviklingsprojekter, investeringsprojekter, effektiviseringsprojekter osv.
Anlægsnumre på maskiner og udstyr, samt bygninger, ombygning af lejede lokaler og omkostningsførte aktiver, vil være en naturlig dimension at tilføre i kontoplanen.
Hvis virksomheden har et integreret anlægskartotek til EDB-bogføringen, vil denne dimension være et naturligt krav, men virksomheder der ikke har et sådant modul, kan udarbejde specifikationer til regnskabet netop ved brug af denne dimension.
Ved brug af anlægsnumre som ekstra dimension, kan virksomheden også holde styr på maskiner som er omkostningsført ved anskaffelse, f.eks. pc og andre mindre anskaffelser.
Kun virksomhedens behov for at udarbejde rapportering og opfølgning vil sætte begrænsninger for brug af ekstra dimensioner i kontoplanen.
Biler kan registreres med forbrug af forskellige omkostningsarter ved at anføre bilnummer.
Personalegoder kan angives med afdeling og personalenummer.
EDB-systemer gør ved automatiske konteringer udvidet brug af at tilføre ekstra dimensioner, ved for eksempel at tilføre kunde-, ordre-, markeds- eller lignende numre til transaktioner fra lagersystem, salgs-/fakturerings-/ CRM -system. Herved øges muligheden for at spore transaktioner, og selvfølgelig bliver rapporteringen væsentlig lettere.
Prøv om du kan regne dig frem til, hvem der skal orienteres i nedenstående skema. Bliv ved med at vælge Ny opgave til du er sikker i din vurdering. Hvis du har svært ved at se hele opgaven og knapperne til højre, kan du åbne opgaven i et nyt vindue her.