Her kan du lære mere om referater og referatteknik! - Vær opmærksom på at du er nødt til at scrolle på siden for at få hele teksten med!
|
Hvad bruger man mødereferater til? Hvordan opstiller man et referat? Hvad skal man skrive i referathovedet? |
Klik på teksterne her ved siden af, og lær om de forskellige emner
Her kan du lære mere om referater og referatteknik! - Vær opmærksom på at du er nødt til at scrolle på siden for at få hele teksten med!
Desuden er mange mødereferater også ofte juridiske dokumenter, det gælder fx byggemødereferater og referater fra generalforsamlinger. - Ofte bruger vi mødereferater som arbejdspapirer der skal indgå i en sag og bruges i det videre arbejde. Du skal altså tænke på, hvad referatet skal bruges til, når du fastlægger, hvad det skal indeholde, og hvordan det skal udformes. Mødereferater bruger vi til:
Ikke alle referater skal skrives lige udførligt, og de bedste referater er ikke altid en ordret gengivelse af et mødes forløb. - Et referat skal afpasses efter hvilket formål det skal tjene og da møders formål er forskellige, er referaterne det også. Men da mødereferatet har til opgave at dokumentere resultaterne af et møde, stilles der store krav til omhyggelighed, nøjagtighed og objektivitet i udfærdigelsen af referatet. Du skal opstille dit referat så det er nemt at overskue og nemt at læse. Som enhver anden tekst er det vigtigt at der er luft på siden, det vil sige at du skal huske at have brede marginer. I mange større virksomheder har man en særlig referatskabelon som medarbejderne skal bruge når de skal skrive referater. Her er på forhånd lavet et hoved med fx mødedato, klokkeslæt, sted, deltagere og referent. I princippet kan et referat opstilles som på figur 1. Her er der brugt notatpapiropstilling med margen til stikord og overskrifter. Hvis man bruger tekstbehandlingsprogram er det en god idé selv lave en referatskabelon, dvs. en fast opstilling til sine referater.
I referathovedet skriver man de oplysninger, der gælder for hele referatet. Det skal først og fremmest være nemt at identificere det enkelte referat og få overblik over det. Referathovedet skal indeholde følgende oplysninger:
I nogle referater er det obligatorisk at nævne, hvem der ikke har været med til mødet. Hvis ikke alle mødedeltagerne har været til stede under hele mødet kan det være praktisk at nævne, hvem der har været med til behandlingen af de enkelte punkter. Mødedeltagerne opremser man ofte i begyndelsen af referatet. Efter hvert af mødedeltagernes navne kan man skrive hans eller hendes initialer i parentes fx Grethe Nielsen (GN). - Så kan man i resten af referatet nøjes med at anføre initialerne. Referenten skal altid nævnes, så man senere kan spørge ham eller hende, hvis man skulle være i tvivl om indholdet i referatet. I referatet skal der være en dagsorden over de punkter som har været til behandling på mødet. Dagsorden vil normalt være den samme som i mødeindkaldelsen. Dagsordenen skal følges i referatet, og der skal være samme rækkefølge i referatet som i dagsordenen. Hvis man under mødet har ændret rækkefølgen af punkterne, skal det fremgå klart af referatet. Dagsordenen i mødereferatet fungerer også som en indholdsfortegnelse for referatet. Hvis punkterne nummereres, er det nemmere at henvise til dem. Eksempel på en dagsorden: Dagsorden
Materiale Man bør nævne, hvis der bliver udleveret materiale på mødet, eller hvis man i sagsbehandlingen støtter sig til evt. tidligere udsendt materiale. Til sidst i referatet efter den egentlige behandling af sagerne, kan man nævne følgende punkter. (De kan evt. i stedet indgå i referathovedet):
De enkelte punkter der behandles på mødet, bør have hvert sit punkt (afsnit) i referatet. Hvert punkt bør have en overskrift og evt. nummer så det er nemt at henvise til det. Nummer og overskrift skal være det samme som i dagsordenen (mødeindkaldelsen). Ad - Ad pkt. Når man skriver mellemrubrikkerne som er de enkelte punkter i referatet, bruger mange referenter en formulering som fx: Ad pkt.1. eller Ad 1. Ad betyder 'vedrørende' og er udtryk for at man har en tilføjelse eller en bemærkning til et punkt. Men ligesom det i dag heller ikke er nødvendigt at skrive vedrørende i en overskrift i fx et brev er det i dag ikke nødvendigt at skrive ad i en mellemrubrik. Det er bedre at skrive:
Det største problem ved at referere er normalt at tage stilling til, hvor meget der skal med i referatet: Hvad er det væsentlige, og hvor meget skal man gå i detaljer? Et andet problem er, om referatet skal være principielt udtømmende, eller om man kan nøjes med at gengive mødets indhold på en mere eller mindre indforstået måde. Det vil bl.a. afhænge af, om referatet kun skal læses af dem, der var til stede på mødet, eller om også personer der ikke var til stede, som evt. endda ikke kender særlig godt til de behandlede sager, skal kunne have udbytte af referatet. Valget af hvor mange detaljer og forklaringer der skal med afhænger af, hvem der skal bruge referatet til hvad, og hvor længe referatet skal kunne "leve". Der er referater, der i princippet kun skal give mening indtil næste møde. - Og der er referater hvis levetid for så vidt skal være ubegrænset. De sidste skal selvfølgelig være meget mere udtømmende og præcise end dem med kort levetid. De enkelte sager der er til behandling på et møde, kan normalt disponeres på denne måde i referatet:
Når du skriver et referat, skal du huske at skrive hvem der skal gøre hvad - altså at vise hvem der har ansvaret for at beslutninger bliver ført ud i livet. Det gør du sprogligt set ved at undgå passivformer i dit referat, for ulempen ved passivformen er at den skjuler den person der handler i sætningen. Hvordan danner man passiv? Man danner passiv ved enten at sætte -s på udsagnsordets navneform fx: Teksten skrives...eller ved at sætte blive foran udsagnsordet fx: Teksten bliver skrevet... Eksempler på passivt sprog
Eksempler på aktivt sprog
Her er nogle eksempler hvor det IKKE fremgår af referatet hvem der gør hvad. Der arbejdes ligeledes videre med at finde en ny løsning på sikkerhedsproblemerne. Vi ønsker kontrakten genforhandlet med leverandøren. Et møde med Hans Hansen ønskes arrangeret. Her kommer så modsat et par eksempler på hvordan man i referatet kan skrive hvem der gør hvad - og hvem der i virkeligheden har ansvaret for at tingene bliver gjort. Connie Berliner ringer til sikkerhedschef Gerner Grå som så bliver ansvarlig for at hjælpe værkstedet med de praktiske og juridiske aspekter omkring sikkerheden på værkstedet. Klaus Jensen tager kontakt til Hans Hansen og genforhandler kontrakten inden 1. juli. Disse nedskrevne uddelegerede arbejdsopgaver kan man nemlig stille folk til ansvar for. - Derfor er det vigtigt at få det med når du skriver referatet. Hvis der ikke bliver sagt noget på mødet om hvem der er ansvarlig for hvad, så spørg på mødet hvis det er dig der er referent. Mange virksomheder har i deres referatskabelon valgt at lave en kolonne, fx til højre på siden der hedder Aktion, Action eller Handling. Denne kolonne beskriver hvem der gør hvad. Her anfører referenten altså de personer - evt. bare deres initialer - der er ansvarlige for det videre arbejde med punktet - og det kan ofte være en rigtig god og praktisk idé. Sproget i et referat skal være klart og præcist sprog. Det skal helst være skrevet i forholdsvis korte sætninger hvor man trækker det væsentlige frem. Medmindre der er tale om et genfortællingsreferat. Inden du går i gang med at skrive skal du tænke på dine læsere - modtagere! Har de alle været med til mødet og har alle de samme faglige forudsætninger for at forstå indholdet? - Hvis ikke - skal du passe på med at bruge fagudtryk og indforståede forkortelser. Det er referentens opgave at sikre at modtagerne kan læse og forstå referatet. Forskellige grader af nøjagtighed Referenten kan gengive mødets informationer med forskellig grad af nøjagtighed. Man kan:
Vær saglig og objektiv Sproget i referater skal først og fremmest formidle informationerne, og derfor bør man bruge et godt, klart, enkelt sprog uden særligt stilpræg. Desuden skal sproget i referatet indrettes efter modtagerne. Man må derfor kun bruge forkortelser eller fagsprog, hvis det er forståeligt for alle læsere. Normalt kræver man et helt sagligt og objektivt ordvalg i et referat. Når man refererer, hvad en person har sagt, er der stor forskel på om man skriver fx hævdede, meddelte, fastslog, påstod, mente, udtalte. Man bør vælge neutrale ord og undgå værdiladede ord. Det kan ikke nytte at skrive sådan her:
Som referent er det din opgave at gengive mødedeltagernes holdninger så neutralt og objektivt som muligt. Det giver det problem at du nogle gange må finde nogle verber til variation for sagde så der ikke gennem hele referatet står fx: Fru Olsen sagde, hr. Skrap sagde, frk. Blid sagde. Skriv i datid og brug indirekte tale Man skriver sædvanligvis mødereferater i præteritum (datid) og bruger indirekte tale. Men hvis det der bliver sagt på mødet stadig har gyldighed når referatet udsendes, kan det virke godt at bruge nutid og direkte tale. Ofte er det særligt besværligt at referere diskussioner. Diskussionen kan jo blive temmelig rodet, da mødedeltagerne ofte svinger mellem de forskellige emner. Bagefter er det referentens opgave at bringe orden i sådan en diskussion. Man kan referere udtalelser på to måder:
Når man refererer hvad andre siger, nøjes man ofte med at anføre personernes initialer fx: KH opfordrede til at vi stemte ja til... Det forudsætter at initialerne er anført i en deltageroversigt, eller at man første gang navnet nævnes anfører initialerne i parentes lige efter hele navnet. Engelske låneord Et referat med mange og uigennemskuelige engelske ord og forkortelser kan være svært at forstå. Det handler om at finde den rette balance. Det danske sprog udvikler sig, og flere og flere engelske ord bliver en naturlig del af det danske sprog. Men skriver du til et dansk publikum, bør du så vidt muligt skrive dansk - medmindre der er god grund til at bruge et engelsk låneord. Lad derfor være med at fylde din tekst med engelske ord eller forkortelser, som kun de få "indviede" forstår. Det gælder også for et ord som asap ('as soon as possible', 'så snart som muligt') som ofte ses i mange referater i dag. Der findes forskellige hovedtyper referater. Man kan skelne mellem disse typer, alt efter hvad der lægges vægt på i fremstillingen i referatet:
De fleste mødereferater er i et eller andet omfang blandingsformer, men normalt er én type dominerende. Referat- formen kan ofte vælges ud fra mødetypen. Normalt vil der være denne sammenhæng mellem mødetype og referattype:
Det helt korte referat kalder man beslutningsreferat eller konklusionsreferat. Beslutningsreferatet indeholder det der blev besluttet på mødet - evt. suppleret med en meget kort sagsfremstilling. Beslutningsreferatet svarer primært på dette spørgsmål:
Her ser du et eksempel på et punkt under et beslutningsreferat som faktisk kun består af to sætninger. Det er resultatet af en diskussion af et personalemøde om hvordan nyansatte skal introduceres i virksomheden.
Fordele ved beslutningsreferatet: Referatet er let at skrive for referenten. Det er let læseligt og nemt at arbejde med for dem, der skal føre beslutningerne ud i livet. Diskussionen under mødet bliver friere fordi mødedeltagerne ved at enkeltbemærkninger ikke refereres skriftligt. Ulemper beslutningsreferatet: Den kortfattede form vil gøre det vanskeligt for personer der ikke har deltaget i mødet at forstå baggrunden for beslutningerne. På den måde kan det være vanskeligt at skabe accept. Desuden er det ikke alle møder der fører til en beslutning, og ikke alt på besluttende møder afsluttes i løbet af et møde. Mellem beslutningsreferatet - det korte - og det diskussionsreferatet - det ordrette - befinder genfortællingsreferatet sig. Det kaldes også informationsreferat eller debatreferat. I genfortællingsreferatet genfortæller referenten hvordan diskussionerne forløb på mødet. Men det er ikke en ordret genfortælling, derimod en kort og objektiv genfortælling af hvad der blev drøftet på mødet. Genfortællingsreferatet er en referattype som mange af os bruger. Det kræver lidt mere af referenten at skrive et genfortællingsreferat end det gør at skrive det korte beslutningsreferat - fordi sagsbehandlingen skal være mere fyldig og detaljeret. Genfortællingsreferatet kan bruges i de situationer hvor man ønsker at redegøre for baggrunden for beslutningerne, det giver svar på spørgsmål som disse:
Ofte kan du med fordel opstille en del informationer i punkter i et genfortællingsreferat. Det kan gøre referatet mere overskueligt. Her ser du nu et eksempel på et udpluk fra et genfortællingsreferat om hvordan nyansatte skal introduceres i virksomheden. Geske Rasmussen opfordrede i begyndelsen alle deltagere på mødet til at sige deres mening om forslaget der præsenterer en ny måde at præsentere nye medarbejdere i virksomheden på. Alle var enige om at det var en god idé at lave en ny velkomstordning fordi den gamle ikke fungerer optimalt. Beslutning: Vi vedtog at nyansatte medarbejdere for fremtiden skal gennemgå en uges introduktion hvor han/hun taler med hver enkelt medarbejder i virksomheden. På den måde sikrer vi at vores medarbejdere får den bedst mulige start og hurtig føler sig hjemme. Det blev også besluttet at vi vil lave en velkomstfolder til nye medarbejdere om praktiske forhold i virksomheden. Aktion: Peter Hansen udarbejder velkomstfolderen, deadline 1. juli 2004. Fordele ved genfortællingsreferatet: Genfortællingsreferatet giver mulighed for at vise baggrunden for de beslutninger, som blev truffet på mødet. Personer der ikke har deltaget i mødet får en god information om mødets forløb og resultater. Formen er velegnet til møder som ikke nødvendigvis skal føre til beslutninger. Giver større mulighed for accept hos ikke-mødedeltagere. Giver mulighed for at fastholde konklusioner. Ulemper ved genfortællingsreferatet: Genfortællingsreferatet stiller store krav til referenten, som kun skal notere det væsentlige fra mødets forløb. En lille sproglig afvigelse kan medføre misfortolkning af det skrevne. Stiller krav om at referenten ser bort fra egne meninger. Formen skaber ofte diskussion efter mødet om rigtigheden af fx refererede udtalelser. Referatet har tendens til at blive ret omfattende. Se to eksempler på et genfortællingsreferat! Det første er et traditionelt genfortællingsreferat hvor overskriften følger punktet i dagsordenen. Klik her for at se genfortællingsreferatet! Det næste referat er også et genfortællingsreferat, men det er opbygget på en mere moderne måde, fordi resultatet af punktets indhold er fremhævet i overskriften. Diskussionsreferatet - eller det ordrette referat - er en nøjagtig og ordret gengivelse af, hvad hver enkelt mødedeltager har sagt på mødet. - Det er altså ikke en fortolkning af hvad der er blevet sagt. For at kunne skrive et totalt ordret referat er man nødt til at støtte sig til en båndoptagelse, evt. en videoptagelse af mødet, måske suppleret med brug af stenografi eller lynskrift. Folketingets referater Et sted hvor man altid bruger diskussionsreferatet, er i Folketidendes referater, altså i referater i møder fra Folketinget. Helt ordrette er de dog ikke da man ikke medtager fx ordgentagelser, ordsnublen, selvrettelser og fyldord som fx "øh". Du læse mere om referater i Folketingssalen ved at følge dette link: http://www.ft.dk/samling/20031/MENU/00054916.htm Her kommer et eksempel på hvordan et udpluk fra et diskussionsreferat kunne se ud - stadig med udgangspunkt i punktet om hvordan nyansatte skal introduceres i virksomheden. GR:" Jeg har sat punktet på dagsordenen fordi det er på tide at vi overvejer om den måde vi i dag introducerer nye medarbejdere på i virksomheden er den bedste, eller om vi skal lave en ny introduktion. Vi kunne fx indføre et forsøg hvor vores nye medarbejdere får sat tid af - fx en halv time - til at tale med alle ansatte i virksomheden. Det kan jo godt lade sig gøre når vi ikke er flere en 12. Det er vigtigt at alle får en god start hos os, og derfor vil jeg bede jer om at sige jeres mening om mit forslag der er en ny måde at præsentere nye medarbejdere i virksomheden på. Hvad siger I, kan det være en mulighed?" Fordele ved diskussionsreferatet: Mødet refereres ordret så man undgår derfor fortolkningsfejl og misforståelser. Formen er velegnet til møder, hvor drøftelsernes indhold er det væsentlige, og hvor beslutninger enten ikke skal finde sted eller kun finder sted i mindre omfang. Personer der ikke har deltaget i mødet får en grundig information om forløbet. Kan også bruges til analyse og kontrol af mødeprocessens effektivitet. Ulemper ved diskussionsreferatet: Deltagernes viden om at alt hvad de siger bliver refereret har en tendens til at gøre diskussionen ufri. Formen kræver at referenten er en dygtig stenograf eller har en båndoptager til rådighed. Renskriften tager lang tid og er derfor dyr, ligesom det bliver vanskeligere at få en hurtig information om mødets forløb. Essensen i mødets indhold er vanskelig tilgængeligt for læseren, og det kan medføre at referatet måske slet ikke bliver læst og forstået. Klik her for at se et eksempel på et diskussionsreferat! Klik her for at få notatet:"Referatteknik" i en printvenlig udgave! |
Et mødereferat er en skriftlig redegørelse for hvad der er sket på mødet. Et mødereferat skal gengive og informere om det væsentligste indhold og de væsentligste resultater fra et møde. Det er skriftlig information om og dokumentation for, hvad der er foregået, og hvad der er kommet ud af det mundtlige møde. 